Sicil ve Lisanslama Müdürlüğü

ÇAN GOSK SİCİL VE LİSANSLAMA MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE YETKİLERİ

Sicil ve Lisanslama Müdürlüğü, kulübün tüm üyelik, sporcu, antrenör ve tesis kayıtlarının yasal mevzuata, tüzüğe ve federasyon kurallarına uygun olarak tutulmasından, işlenmesinden ve güncellenmesinden sorumlu birimdir.

1. SİCİL (KAYIT) GÖREVLERİ

Sicil ve Lisanslama Müdürlüğü'nün temel kayıt ve arşivleme sorumlulukları şunlardır:

1. Üye Sicilinin Tutulması: Kulüp üyelerinin (asil, fahri, onursal) güncel kimlik, iletişim, aidat ve üyelik başlangıç/bitiş tarihlerini içeren ana sicil defterini ve dijital veritabanını düzenli olarak tutmak.

2. Sporcu Sicili: Kulüp bünyesindeki tüm lisanslı ve lisanssız sporcuların yaş, kategori, başarı ve sağlık kayıtlarını içeren sporcu sicil dosyalarını yönetmek ve güncel tutmak.

3. Personel Sicili: Antrenör, teknik ekip ve idari personelin hizmet sözleşmeleri, özlük bilgileri, sertifikaları ve görev sürelerine ait sicil dosyalarını arşivlemek.

4. Gizlilik ve Koruma: Tutulan tüm sicil verilerinin, KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak gizliliğini ve güvenliğini sağlamak.

2. LİSANSLAMA VE RESMÎ İŞLEMLER GÖREVLERİ

Bu müdürlük, kulübü Federasyon ve diğer resmi kurumlar nezdinde temsil eden ana operasyon birimidir.

1. Sporcu Lisans İşlemleri: Okçuluk Federasyonu (Geleneksel veya Olimpik) nezdinde, sporcuların ilk lisans çıkarma, lisans yenileme, vize ve transfer işlemlerini zamanında ve eksiksiz olarak gerçekleştirmek.

2. Antrenör ve Hakem Lisansları: Kulüpte görevli antrenörlerin ve hakemlerin lisans, vize ve seminer/eğitim kayıtlarının takibini yapmak ve güncel kalmalarını sağlamak.

3. Müsabaka Kayıtları: Spor Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli çalışarak, müsabakalara katılım için gerekli olan tüm lisans ve evrakların hazırlanması ve Federasyona sunulmasını sağlamak.

4. Tesis Belgelendirmesi: Kulüp tesislerinin Gençlik ve Spor İl/İlçe Müdürlükleri nezdindeki tescil, ruhsat ve uygunluk belgelerinin takibini ve yenilenmesini sağlamak.

3. KOORDİNASYON VE RAPORLAMA

1. Evrak Akışı: Üyelik başvuruları, istifa dilekçeleri ve lisans evraklarının ilgili yönetim kurulu kararlarıyla uyumlu olarak işlenmesini sağlamak.

2. Denetim Hazırlığı: Kulübün yasal denetimlerinde (Dernekler İl Müdürlüğü, Federasyon) istenecek olan sicil, üyelik ve lisanslama kayıtlarını hazır hale getirmek.

3. Yönetim Raporu: Yönetim Kurulu'na dönemsel olarak kulübün güncel üye, sporcu ve lisans sayılarına dair istatistiksel raporlar sunmak.

Müdürlüğün Yetkileri

1. Lisanslama ve sicil işlemleri için gerekli olan evrakların (sağlık raporu, kimlik fotokopisi, taahhütnameler vb.) ilgililerden talep edilmesini ve toplanmasını sağlamaya.

2. Federasyon, Gençlik ve Spor İl/İlçe Müdürlüğü gibi resmi kurumlarla Kulüp adına sicil ve lisans konularında yazışma yapmaya.

3. Eksik evrak veya hatalı bilgi nedeniyle yasal risk taşıyan lisans veya üyelik başvurularını işleme almadan önce YK'ya bildirmeye.

Bu müdürlük, kulübün idari disiplinini ve yasal uygunluğunu koruyan kritik bir birimdir.